Sedangkan, menurut Nugroho Widjajanto (2001), SIA adalah susunan formulir, catatan, dan peralatan.
Termasuk di dalamnya adalah komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat. Mereka kemudian didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Dari sini dapat disimpulkan, bahwa SIA merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai formulir, catatan dan laporan yang telah disusun dan menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan demikian manajemen perusahaan dapat melihat keuangan dengan jelas melalui sistem tersebut. Selain itu, manajemen juga dapat mengontrol kinerja dari sistem yang digunakan.
2. Sistem Informasi Akuntansi Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Sistem informasi manajemen, adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Perbedaan SIA dan SIM :
1. SIA berkewajiban untuk memberikan informasi dengan lingkungan sedangkan SIM tidak, SIM hanya merupakan usaha seorganisasi.
2. SIA hanya menangani informasi dalam hal akutansi saja sedangkan SIM hampir semua masalah dibahas dan dicari pemecahannya.
3. Output SIA masih luas, bisa dijadikan sebagai bahan bagi manajer maupun sumber data bagi sistem lain, sedangkan SIM hanya menyediakan informasi bagi manajer untuk dicari pemecahannya.
4. SIA lebih berorientasi kepada data, sedangkan SIM lebih berorientasi kepada informasi.
5. SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedangkan SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi.
3.
Menurut Mulyadi, bahwa meliputi struktur organisasi dan seluruh cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta (asset) milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mengoptimalkan efisiensi didalam operasi dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Menurut AICPA Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, personil manajemen, dan satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Berdasarkan definisi tersebut dapat dilihat bahwa sistem pengendalian internal bertujuan untuk :
- Menjaga kekayaan organisasi
- Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi.
- Mendorong efisiensi operasional.
- Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn
7. Otorisasi pejabat yang berwenang
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2. Kartu Piutang
catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya.
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Penjualan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.
- Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
- Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur Pencatatan Piutang
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang.
4. Prosedur Penagihan
dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.
5. Prosedur Pencatatn Penjualan
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.
Dalam arti luas, piutang merupakan tuntutan terhadap pihak lain yang berupa uang, barang atau jasa yang dijual secara kredit. Jika merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian piutang adalah uang yang dipinjamkan (yang dapat ditagih dari seseorang) atau tagihan uang perusahaan kepada para pelanggan yang diharapkan akan dilunasi dalam waktu paling lama satu tahun sejak tanggal keluarnya tagihan.
Pengertian piutang dalam akuntansi lebih dipersempit, yaitu salah satu unsur dari aktiva lancar (aset ekonomi yang mudah dicairkan) dalam neraca perusahaan, yang timbul akibat adanya penjualan barang, jasa atau pemberian kredit terhadap debitur, yang pada umumnya diberikan tempo 30 hingga 90 hari untuk pembayarannya.
Intinya, dalam akuntansi, piutang digunakan untuk menjelaskan adanya tuntutan pada pihak luar perusahaan, yang diharapkan akan selesai dengan penerimaan sejumlah uang tunai.
Penyebab Timbulnya Piutang
Pada umumnya piutang timbul akibat dari transaksi penjualan barang dan jasa perusahaan, di mana pembayaran oleh pihak yang bersangkutan baru akan dilakukan setelah tanggal transaksi jual beli. Dengan kata lain, piutang timbul karena adanya pemberian kredit kepada debitur yang pelunasannya dilakukan secara mengangsur atau dengan cicilan.
Ada kalanya sebuah piutang menjadi piutang tak tertagih jika belum ada pembayaran ketika jatuh tempo. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan munculnya piutang tak tertagih ini adalah :
- Naiknya piutang sedangkan penjualan tidak berubah.
- Turunnya penjualan dan naiknya piutang
- Turunnya penjualan dengan piutang yang tetap
- Turunnya piutang diikuti turunnya penjualan dengan jumlah yang lebih besar
- Naiknya penjualan diikuti naiknya piutang dengan jumlah yang lebih besar.
- Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian
- Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
- Prosedur order pembelian: Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
- Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.
- Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang.
- Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur, yakni :
a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Dasar dari permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang, bila saldo mendekati jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat permintaan pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, kemudian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Order pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar pertama untuk pemasok, lembar kedua untuk gudang, lembar ketiga untuk voucher, lembar keempat untuk arsip.
c. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporakan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
d. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
10. Catatan akuntansi yang digunakan penjualan dan penerimaan kas belum sesuai, dikarenakan catatan akuntansi yang digunakan penjualan tunai kurang terperinci atau kurang lengkap.Hanya ada 3 yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu gudang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar