TUGAS MANDIRI 4 PENGANTAR MANAJEMEN (SEMESTER GENAP) - KAMPUS MILLENIAL ITBI

Nama : Mutiarani Sinaga

Jurusan: Sistem informasi

Kelas : Malam

SOAL:

1. Apa yang kalian ketahui pentingnya sebuah perencanaan dalam kehidupan sehari-hari !

2. Mengapa diperlukannya sebuah perencanaan ? Berikan alasannya !

3. Apabila perencanaan kehidupan kalian gagal (failure) apa yang harus kalian lakukan untuk mengulang kembali perencanaan kehidupan kalian ?

4. Buatlah struktur organisasi yang ada di lingkungan masyarakat di tempat kalian tinggal ! (silahkan ditulis di buku tulis setelah itu di upload kembali di blog masing-masing)

5. Menurut kalian pribadi apakah penting untuk mengikuti/bergabung ke dalam sebuah organisasi baik di universitas maupun di lingkungan sekitar kalian ? Berikan alasannya !

Jawaban : 

1. 

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Pokok pembahasan dalam paper ini berfokus pada perkenalan konsep perencanaan, alasan pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana mengefektifkan perencanaan tersebut.

B.     Konsep Perencanaan

1.      Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-tujuan,menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya (certo, 2003)

2.      Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan  terjadi dimana yang akan datang (Dessler, 2001)

Dari kedua pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa perencanaan merupakan proses awal bagi sistem manajemen untuk mencapai tujuan-tujuannya. Hal ini disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan bagaimana organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya tujuan organisasi tanpa melupakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi dalam pelaksanaan perencanaan.

Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi harus bersifat fleksibel. Artinya perencanaan tersebut bisa menyesuaikan terhadap lingkungan eksternal yang dinamis. Sebab faktor eksternal merupakan hambatan terhadap pelaksanaan rencana yang akan dilakukan organisasi, sehingga perencanaan itu sedikit banyak bisa diubah tanpa mengubah tujuan untuk apa perencanaan itu dilakukan.

2.

Pentingnya sebuah Perencanaan

Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting:

1.      Tujuan menjadi jelas dan terarah

Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.

2.      Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama

Ketika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan organisasinya dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama. Artinya mereka memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan sebagaimana yang telah mereka sepakati dalam perencanaan.

3.      Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang

Dengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan dan peluang yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan sehingga mereka tetap berada di lajur menuju tujuan awal.

4.      Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif

Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.

5.      Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan

Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur sebab perencanaan sebagai pengawasan.

6.      Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian

Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.

3. Ha yang dilakukan untuk mengulang kembali perencanaan kehidupan: 

1. Berpikir Positif

Poin ini sangat penting dan akan menjadi pondasi dari cara Anda menghadapi sebuah kegagalan. Mindset positif harus tetap terjaga seberat dan sesulit apa pun kegagalan yang dihadapi.

Dengan selalu berpikir positif, maka Anda akan punya kesempatan untuk menemukan jalan keluar dari kendala yang datang.

Memang tidak ada yang menyenangkan dari sebuah kegagalan. Namun jika Anda mengakui kegagalan sebagai buah dari kesalahan yang dilakukan sendiri, ini akan lebih memudahkan Anda untuk mendapatkan solusi.

Dengan berpikir positif Anda akan terhindar dari upaya menyalahkan orang lain atau kondisi yang terjadi.

Ketika Anda lebih memilih untuk menyalahkan orang lain, maka Anda akan didekati rasa stress. Kondisi ini justru akan menghambat otak dalam menemukan jalan lain untuk meraih sukses.

2. Temukan Penyebab Kegagalan

Jika pikiran bisa terus dijaga tetap positif maka Anda pasti akan lebih dimudahkan untuk menghadapi kegagalan dalam berwirausaha.

Dengan kondisi pikiran yang lebih jernih dan terbuka, coba cari akar masalah atau penyebab utama dari kegagalan dari usaha yang Anda jalani. Cari dan temukan sumber utama di lapisan terdalam, bukan hanya yang ada di lapisan terluar.

Pada umumnya, sumber kegagalan ini bisa berasal dari faktor internal maupun eksternal. Faktor internal seperti manajemen yang buruk atau tenaga kerja yang kurang kompeten.

Sementara faktor eksternal bisa karena persaingan yang semakin ketat atau pihak suplier yang tidak bisa konsisten mengirimkan pesanan.

3. Lakukan Evaluasi

Setelah mengetahui apa saja yang menjadi penyebab dari kegagalan usaha Anda, maka kini saatnya untuk melakukan evaluasi. 

Buatlah skala prioritas dalam melakukan evaluasi. Lihat faktor-faktor apa saja yang harus segera dilakukan evaluasi dan faktor mana yang mungkin bisa diundur penyelesaiannya.

Skala prioritas ini akan lebih memudahkan Anda untuk melakukan tindakan yang tepat terhadap permasalahan yang dihadapi.

4. Mencari Peluang Baru

Mencari peluang baru di sini adalah cara untuk menyelesaikan kegagalan dan mendapatkan jalan untuk berkembang ke arah yang lebih baik.

Anda bisa tetap berkutat untuk memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan. Bisa juga mencari jalan baru yang mungkin tidak ada kaitannya dengan masalah atau kesalahan yang terjadi.

Jadi, setelah melakukan evaluasi Anda akan tahu apakah usaha yang dijalani masih bisa dilanjutkan atau tidak. Kalau dinilai masih layak, segera lakukan perbaikan dan pantau terus jangan sampai mengulang kesalahan yang sama.

Jika memang dinilai sudah tidak layak diteruskan, Anda bisa mencoba mencari peruntungan baru dari usaha yang lain. Bukan mustahil, di usaha yang baru tersebut kesuksesan akan Anda dapatkan.

5. Bikin Perencanaan Matang

Inilah sisi positif dari sebuah kegagalan. Anda akan tahu bahwa apa yang Anda rencanakan sebelumnya ternyata tidak bisa diterapkan dalam usaha Anda.

Dengan demikian, Anda pun bisa membuat rencana yang jauh lebih matang untuk usaha yang sama.

4. 

5.  Pentingnya bergabung dalam sebuah organisasi dilingkungan sekitar  :

1. Membuat kita lebih banyak pengalaman

Kita akan menemui berbagai aktivitas yang dilakukan dalam sebuah organisasi kampus seperti mengadakan acara sosial, membentuk forum, kerjasama dengan berbagai pihak, dan aktivitas lainnya yang akan menuntut kita untuk bertemu dengan orang baru baik itu di dalam kampus atau di luar kampus, menjadikan pengalaman berorganisasi ini cukup berharga dan dapat dijadikan referensi ketika kita melamar pekerjaan.

2. Belajar mengatur waktu

Menjadi seorang organisator memerlukan waktu dan tenaga ekstra, kita harus bisa membagi waktu antara kuliah, kegiatan organisasi dan kegiatan lainnya. Hal ini memang bukan perkara yang mudah, tetapi secara tidak langsung dapat mengajarkan kita untuk selalu disiplin dan pintar mengelola waktu. selain itu dengan mengikuti organisasi secara otomatis kita telah memanfaatkan waktu kosong untuk hal-hal yang produktif. Sayang sekali jika banyak waktu terbuang untuk hal yang tidak bermanfaat.

3. Memiliki banyak teman dan relasi

Organisasi kampus biasanya beranggotakan terdiri dari orang-orang yang berbeda fakultas dan jurusan dan mereka belum tentu kita bisa kenal jika kamu hanya belajar di kelas saja. Banyaknya kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama dalam organisasi tentu saja akan membuat kita menjadi dekat dengan mereka yang berbeda fakultas dan jurusan. Memiliki banyak teman dan relasi tentu saja hal yang sangat seru dan menyenangkan. Selain itu juga banyaknya relasi tentu saja sangat bermanfaat bagi kita, mereka bisa jadi adalah orang-orang yang akan mendukung kita saat kita kesulitan selepas lulus dari kampus nantinya.

4. Melatih jiwa kepemimpinan

Jiwa kepemimpinan bukan hanya harus dimiliki oleh seorang ketua, namun hal ini juga harus dimiliki oleh setiap orang. Salah satu tempat untuk melatih jiwa kepemimpinan kita adalah sebuah organisasi. ikuti prosesnya, banyak belajar ketika kita baru bergabung, jangan sungkan untuk bertanya kepada anggota senior yang lebih berpengalaman, karena ada saatnya nanti kita akan diberi tanggung jawab untuk memimpin.

Dalam organisasi kitaakan belajar bagaimana membuat keputusan, melakukan kesepakatan bersama, berdiskusi, menyelesaikan suatu permasalahan, dan masih banyak lagi. Hal itu bisa memberimu ajang simulasi yang bagus sebelum kamu masuk ke dalam lingkungan kerja nantinya.

5. Lebih percaya diri dan melatih cara berkomunikasi

Kita akan belajar dan berlatih untuk berkomunikasi dengan banyak orang baik itu dengan orang yang memiliki posisi diatas kita  teman satu organisasi, maupun dengan adik tingkat. Misalkan dalam sebuah forum atau diskusi,kita bisa berlatih menyampaikan pendapat, bertanya, mengkritik, menerima kritikan dan menghormati pendapat orang lain. Jangan takut untuk menyampaikan sesuatu, diawal-awal mungkin kita akan merasa malu dan tidak percaya diri. Namun, jika hal itu terus menerus kamu lakukan maka secara tidak langsung kepercayaan diri dan kemampuan komunikasi kita akan meningkat.

6. Sebagai sarana untuk mengembangkan kegemaran dan kemampuan yang kita miliki

Dalam suatu kampus biasanya beragam organisasi yang bisa kita ikuti kkta tinggal pilih mana yang sesuai dengan minat. Seperti halnya di kampus IBI Kesatuan, terdapat berbagai macam pilihan organisasi dan unit kegiatan mahasiswa. Mulai dari organisasi kampus secara umum seperti Himpunan Mahasiswa, Badan Eksekutif Mahasiswa, dan Dewan Perwakilan Mahasiswa. Selain itu juga ada organisasi lainnya yang biasa dikenal dengan istilah unit kegiatan mahasiswa yang terdiri dari Taekwondo, Basket, Futsal, Mapala, Kesatuan Accounting Club, Kesatuan English Club, Capital Market Club, LDK Al-Kautsar, KMKK, KMB, KCM, HIPMI, KMBK.

Namun, mengikuti suatu organisasi bukan hal yang utama untuk dilakukan karena tugas utama seorang mahasiswa adalah berkuliah. Selain itu juga manfaat dalam mengikuti organisasi akan kamu dapatkan jika kamu bertanggung jawab dan bersungguh-sungguh dalam mengikuti organisasi tersebut.